Digitale Stempel und wozu sie genutzt werden
In der heutigen Zeit wird Schritt für Schritt alles digitalisiert. Seien es klassische Dokumente wie Rechnungen, Kaufbelege oder eure Lohnabrechnungen. Vieles, was sich haptisch wahrnehmen lässt, wird durch digitale Ebenbilder ersetzt werden oder ist es bereits. Wer hätte vor einigen Jahrzehnten gedacht, dass seine geliebten Schallplatten und CDs inzwischen nur noch in Liebhaber-Läden zu erstehen sind? Denn eure Lieblingsmusik für Kopfhörer & Lautsprecher wird fast gänzlich digital erworben. Viele sehen dies pragmatisch und sinnvoll, für andere wird die rasante Entwicklung ein Dorn im Auge bleiben.
Wir möchten für euch in diesem Artikel ein wenig auf das „papierlose Büro“ eingehen und haben uns ein spezielles Gadget dafür herausgesucht, welches jeder kennt. Es geht um den Stempel, der bisher in der klassischen Form überwiegt. Dieser hat es zur Aufgabe verschiedenste Dokumente und Verträge mit einem individuellen Firmenlogo zu kennzeichnen und verifizieren. Die gängigsten Modelle bestehen aus Holz, Kunststoff oder Metall.
Inzwischen gibt es Stempel auch in digitalen Varianten. In dieser Hinsicht kann die Digitalisierung als sinnvoll betrachtet werden, da die Vorteile überwiegen. Digitale Stempel können simpel erstellt, gespeichert und übertragen werden. Hinzu kommt eine erhöhte Sicherheit durch die digitale Signatur und der zeitliche Aspekt. Digitale Abbildungen können individuell und schnell angepasst werden.
Der sicherlich wichtigste Punkt ist aber, dass keine zusätzlichen Abfälle bei der Herstellung von klassischen Stempeln anfallen. Ebenso fällt der umweltschädliche Transport weg.
Ob ein digitaler Stempel aber wirklich sinnvoll ist, hängt von verschiedensten Faktoren ab. Hier solltet ihr nach persönlichen Präferenzen und Anforderungen abwägen. Denn nicht immer ist die neueste Entwicklung gleich besser. Eine zeitgemäße und praktische Lösung ist der digitale Abdruck aber definitiv. Damit ihr für euch die passende Wahl treffen könnt, haben wir beide Ausführungen gegenübergestellt.
Klassische Stempel vs. digitale Stempel
Es gibt Situationen, in denen ein klassischer Stempel immer noch die bevorzugte Wahl gegenüber einem digitalen Stempel ist. Hier sind einige Beispiele:
-Wenn ihr Dokumente in physischer Form stempeln müsst, wie z.B. Briefe, Verträge oder Rechnungen, ist ein klassischer Stempel notwendig.
-Viele Regierungsbehörden, Gerichte etc., setzen noch komplett auf physische Stempel. Es werden digitale Ausführungen also gar nicht erst akzeptiert.
-Bei größeren Papiermengen, die ihr zu stempeln habt, ist der klassische Stempel natürlich deutlich effizienter.
-Sollten spezifische Anforderungen wie vorgegebene Farben und Größen gegeben sein, wird die klassische Variante die bessere Lösung sein. Denn oftmals sind digitale Modelle auf wenige Auswahlmöglichkeiten limitiert.
Der klassische Stempel hat also noch immer seine Daseinsberechtigung und hilft euch im Alltag bei der Signatur von wichtigen Dokumenten. Das digitale Pendant hat aber ebenso seine Vorzüge, auf die wir nun näher eingehen.
Wie sinnvoll ist es einen digitalen Stempel zu erstellen?
Wann es sinnvoll ist, einen digitalen Stempel zu kreieren, hängt ebenso von verschiedenen Gegebenheiten ab. Solltet ihr regelmäßig Dokumente elektronisch bearbeiten und ebenso signieren, seid ihr bei der digitalen Ausführung gut aufgehoben.
Bereits vorab erwähnt liegen viele Vorteile auf der Hand. Das Einsparen von Papier und Tinte ist überaus positiv zu bewerten, aber auch in praktischer Hinsicht lässt sich sagen: Das Erstellen ist einfach und wirkt richtig angewandt professionell auf den Empfänger.
Auch das Thema Sicherheit ist essenziell. Hier kann der digitale Stempel durch Manipulationssicherheit punkten. Es sind eindeutige Identifikationen integrierbar und somit ist es nicht möglich, dass der Stempel gefälscht wird. Neben den Vorteilen müsst ihr euch aber auch den Nachteilen bewusst sein. Viele Behörden, Institutionen oder Organisationen lehnen wie erläutert digitale Signaturen ab. Überdies bedarf es oftmals digitalen Zusatz-Zertifikaten, deren Kosten und Aufwand nicht unterschätzt werden sollte.
Ist eure Wahl auf den digitalen Stempel gefallen, könnt ihr diesen mit wenig Aufwand selbst gestalten. Hierfür empfiehlt sich Adobe Acrobat, welches vielen von euch vermutlich geläufig ist. Sollte dem nicht so sein, ist dies aber auch nicht schlimm.
Wie erstellt ihr einen digitalen Stempel in Adobe Acrobat?
Adobe Acrobat ist eine Software für den PDF-Bereich. Mit diesem Programm habt ihr bspw. die Möglichkeit Stempel zu erstellen, natürlich in digitaler Form. Somit habt ihr die Freiheit Dokumente in eurem gewünschten Look zu signieren und stempeln.
Orientiert euch einfach an dieser Schritt für Schritt Anleitung, um das bestmögliche Resultat zu erhalten.
Schritt 1: Adobe Acrobat starten und zum Symbol „Werkzeuge“ auf der rechten Seite des Programms navigieren. Dort erscheint die Option „Stempel“, gefolgt von einem „+ –
Schritt 2: Im zweiten Schritt werdet ihr dann bereits aufgefordert ein Bild für den Stempel zu wählen. Dort könnt ihr ein vorher von euch abgespeichertes Bild mit der Schaltfläche „aus Datei“ hinzufügen. Selbstverständlich könnt ihr euch auch ein neues Bild erstellen. Hier gibt es einige Vorlagen für euch.
Schritt 3: Nun geht es bereits an die Bearbeitung des von euch ausgewählten Bild. Hierzu klickt ihr auf „Bearbeiten“, um anschließend die Eigenschaften wie Farbe und Größe nach euren Wünschen zu gestalten.
Schritt 4: Beinahe selbsterklärend ist auch der nächste Schritt: Mit einem Klick auf „Name“ ist es euch möglich, dem Stempel einen Namen zu verpassen.
Schritt 5: Nun sollte euer Stempel vom Design und Namen her finalisiert sein. Ganz wichtig ist es, dass ihr diesen jetzt auch über die Schaltfläche „Speichern“ für die nachfolgende Verwendung abspeichert.
Schritt 6: Ihr seid jetzt bereit, euren erstellten Stempel für die digitale Signatur zu nutzen. Ruft das gewünschte PDF-Dokument auf, welches ihr stempeln möchtet und wählt „Stempel“ in der Leiste aus. Dort erscheint nun euer Stempel, welchen ihr ganz bequem an die gewünschte Position setzen könnt. Dies geschieht per „Drag & Drop“ mit der Maus.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass für euch durch den digitalen Stempel viele Arbeitsschritte erleichtert werden. Aber auch nur dann, wenn dieser zugelassen ist. Zusätzlich steht der Umweltaspekt im Fokus, der natürlich die Waage zum Digitalen Modell kippen lässt. Zuletzt sind noch die hohe Sicherheit und die schnelle Anpassung hervorzuheben. Es gibt jedoch auch einige Argumente pro klassische Stempel, die die digitale Variante nicht vorzuweisen hat. Liegen Dokumente in Papierform vor, ist der Klassiker nach wie vor unumgänglich. Wie ihr euren Dokumenten also “den Stempel aufdrückt”, ist ganz individuell zu entscheiden.